Прием, рассмотрение и регистрация документов
Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается канцелярией. Приему подлежит также доплатного корреспонденция, оплата которой осуществляется на основании конвертов, где указана ее сумма.
В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением тех, что имеют надпись "лично" или адресованных общественным организациям учреждения (профкома, женской совете и т.д.).
При вскрытии конвертов проверяется их целостность, а также соответствие номеров на документах и конвертах. В случае отсутствия документа или приложений к нему, несоответствия номера на конверте номеру документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а второй остается в канцелярии. Образец акта приведен в приложении 1.
Если обнаружено повреждение конверта, необходимо сделать соответствующую отметку в почтовом реестре.
Хранить конверты и добавлять их к документам следует только тогда, когда по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения, если на конверте отсутствуют отдельные документы или номера документов не соответствуют номерам на конвертах. Конверты добавляются также к судебным, арбитражным делам, исковых заявлений и кассационных жалоб и писем, заявлений и жалоб граждан.
Неправильно оформленные (не подписаны, не засвидетельствованы), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
Рассмотрение документов
Предварительное рассмотрение документов осуществляет руководитель канцелярии учреждения или другая, предназначенная для этого лицо в соответствии с распределением функциональных обязанностей.
Целью предварительного рассмотрения документов является разделение их на те, которые требуют обязательный рассмотрения руководством (собственником) учреждения или непосредственно исполнителями в соответствии с их функциональными обязанностями, определение необходимости их регистрации, а также установление срока исполнения. Осуществляется он в день получения документов или в первый рабочий день в случае их поступления в нерабочее время. Поручение высших органов управления, телеграммы и телефонограммы следует рассматривать немедленно.
В ходе предварительного рассмотрения документов следует руководствоваться Положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов.
Руководству или владельцу учреждения прежде всего передаются документы правительственных и других вышестоящих органов, а также важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в их решении. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям по назначению. Последствия рассмотрения документов фиксируются в резолюции.
С целью обеспечения ритмичности работы канцелярия по согласованию с руководством учреждения или его владельцем разрабатывает графики доставки корреспонденции подразделениям.
Регистрация документов
Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условных обозначений - регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с пометкой на них индекса и даты регистрации. Цель регистрации - обеспечение учета, контроля за выполнением и оперативности поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз.
Входящие документы регистрируются в день получения, исходящие и внутренние - в день подписания. Регистрация проводится централизованно - в канцелярии предприятия. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, который фиксирует дату поступления документа.
Документы, которые не подлежат регистрации, передается по назначению. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, индекса структурного подразделения и индекса дела по номенклатуре, в которую будет подшит документ или его копия.
Входные соответствующие документы, которые не требуют ответа на них, получают индекс инициативных выходных документов. Согласно входные, на которые нужно давать ответ, регистрируются как инициативные по новому реестру.
Все документы в зависимости от назначения, делятся на выходные (если направляются в другой организации), входные (если поступающие из других организаций) и внутренние (если готовятся, оформляются и используются выполняются в пределах предприятия.
В свою очередь, исходящие и внутренние документы, в зависимости от содержания делятся на инициативные и соответствующие. Инициативным называется документ, содержащий вопрос в другую организацию, на которое будет получен ответ. Соответствующим называется документ, содержащий ответ на Полученное вопросы.
Направление писем происходит: по требованию высших отраслевых и функциональных органов; по просьбе сторонних организаций, предприятий и учреждений; при осуществлении оперативной связи; по просьбе граждан.
Передача входящих документов руководителю должна осуществляться после регистрации в машино-ориентированной регистрационно-контрольной карточке (РКК). Перечень реквизитов РКК приведены в табл. 8.1.
Перечень обязательных реквизитов для заполнения МАШИН-ориентированные РЕГИСТРАЦИОННО-контрольной КАРТЫ
Пояснения к заполнению
Заполняется в соответствии с названием документа, регистрируется. Во время регистрации писем графа не заполняется
Во время регистрации документа, поступившего указывается название учреждения (лица) - автора документа. При регистрации документа, отправляемого записывается название учреждения (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации
Дата составления документа
Дата, предоставленная документа учреждением-автором, переносится на РКК тремя парами арабских цифр (число, месяц, год)
Индекс, присвоенный документу автором переносится на РКК из документа, поступившего или отправляется
Дата поступления документа в учреждение переносится на РКК также тремя парами арабских цифр (число, месяц, год)
Индекс, присвоенный документу учреждением-получателем, переносится во время регистрации поступления на РКК - с регистрационного штампа. После выполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами
Заголовок или краткое содержание документа
Переносится заголовок, сформулированный на документе, в случае отсутствия формулируется согласно правилам
Переносится на РКК из документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции
Фамилия, инициалы ответственного исполнителя переносятся из резолюции, возможно указание номера телефона
Относятся число, месяц, год тремя парами арабских цифр. Во время регистрации инициативного документа, отправляемого записывается дата ожидаемого ответа
Отметка о выполнении
Краткая запись о решении вопроса или дата и номер документа ответы
Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: сведения об исполнителе, его расписка о получении документа, ход выполнения, приложения и т. Порядок размещения реквизитов определяет фирма.
Руководитель предприятия, рассматривая входной документ должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по выполнению и установить реальные сроки.
Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, решающая звено в технологии управления.
Документы, которые отправляются с предприятия, называются выходными. Обработка исходящих документов включает следующие операции:
o составление проекта документа;
o согласование проекта документа;
o проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
o подписания документа руководителем (утверждение при необходимости);
o регистрация документа;
o отправка документа адресату;
o подшивка второго экземпляра (копии) документа к делу.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом предприятия.
Выходные документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые должны быть в одном экземпляре.
Вся корреспонденция, подлежат отправке, кажется секретарю-референту в день подписания, а та, что поступила во второй половине дня - не позднее первой половины следующего дня. Документы передаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными.
Секретарь-референт, который оформляет подписаны документы на отправку по назначению, должен:
o проверить правильность адреса получателя;
o проверить наличие подписи на первом экземпляре документа;
o поставить на документе номер переписки;
o поставить на документе ссылки на входной пропуск;
o указать на копии документа дату подписания и номер переписки;
o проверить наличие приложения, указано исполнителем в письме;
o внести в копии документа все поправки, дополнения, сделанные во время подписания оригинала;
o поставить на первой странице сопроводительного письма штамп (принадлежит возврату), если документ, который направляется, должно быть повернуто.
Неправильно или небрежно оформленные документы, а также оформлены на низком культурном уровне, возвращаются руководителю предприятия.
Выходные телеграммы и телефонограммы должны порядковую нумерацию и регистрируются для учета во всех формах (журналах, реестрах) в том порядке, что и и другая корреспонденция. Регистрационные номера документов присваиваются в нарастающем порядке:
■ инициативные входящих документы и инициативные выходные в пределах каждой из этих групп;
■ распорядительные (приказы, приказы по личному составу) и протоколы совещаний - в рамках дела, к которому они относятся;
■ внутренние документы - в пределах дел, к которым они относятся.
Образцы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов приведены на рис. 8.4, 8.5.
Куда и кому направлена корреспонденция
1
2
3
4
Рис. 8.4. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов.
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент и индекс полученного документа
Кому направлен документ на резолюцию
Резолюция (или кому направлен документ)
Отметка об исполнении документа
1
2
3
4
5
6
Рис. 8.5. Журнал регистрации входящих документов
Регистрационные номера входящих и исходящих документов состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, к которому будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 81 / 02-04 показывает, что 81 - порядковый номер документа в журнале регистрации, 02-04 - номер дела по номенклатуре. Могут быть и другие системы регистрации.
В практической деятельности организаций используются две регистрационные формы: журналы и карты, имеют следующие графы: индекс (номер) документа; дата документа; автор документа (внутренняя организация) - для входящих документов; адресат (корреспондент) - для исходящих документов; резолюция, исполнитель; срок выполнения; отметка об исполнении; номер дела.
Фирмы по своему усмотрению могут выбирать оптимальный состав регистрационных граф для оперативного использования имеющейся у них информации. Как правило, регистрация документов осуществляется централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 000 в год, с территориально раз "объединенными структурными подразделениями и в случаях, обусловленных спецификой деятельности компании. Место регистрации закрепляется в инструкции делопроизводства. Регистрируются документы с целью обеспечения их учета и контроля исполнения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета исполнения и использования (распорядительные плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.) - как те, которые создаются и используются на фирме так и те, которые поступают из других учреждений от и частных лиц.
Каждый документ регистрируется только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня если документ поступил в нерабочее время, создаваемые - в день подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое повторно он не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от наименования, вида, автора и содержания. Отдельно, например, регистрируются правительственные документы, приказы руководителя и приказы относительно личного состава, о командировке, решение коллегии, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские отчеты, заявки на материально-техническое снабжение. В процессе регистрации документам даются условные обозначения - регистрационные индексы, состоящие из порядковых номеров в пределах типа документов, регистрируемых и дополняются индексами по номенклатуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов и тому подобное.
Для регистрации всех категорий входящих и создаваемых документов в государственных учреждениях применяется регистрационно-контрольная карточка, пригодна для обработки средствами вычислительной техники. В небольших фирмах с объемом документооборота 500-600 в год допускается журнальная форма регистрации.
При карточной форме регистрации вид и определение количества картотек зависит от конкретных потребностей. В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки составляются в двух экземплярах (для канцелярии и структурного подразделения, которому она передается вместе с документами). В случае изъятия документа для контроля изготавливаются три экземпляра карточки.
Для удобства регистрационные карточки группируются в учетно-справочные картотеки, которые заводятся отдельно на каждый календарный год. Такие картотеки, как правило, состоят из двух частей - выполненных и невыполненных документов. Первая часть используется для поиска исполненных документов по определенному вопросу, вторая - для поиска документов в процессе их выполнения по исполнителям, корреспондентами или сроками выполнения. Если регистрационных карточек много, их раскладывают по разделам по направлениям деятельности фирмы, положенными в основу названий ее структурных подразделений.
В процессе исполнения документов карточки из разделов первой части с проставленными на них необходимыми отметками переставляются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки.
При журнальной форме регистрации документов рекомендовано вести такие журналы:
а) правительственных документов;
б) приказов руководителя учреждения по основной деятельности;
в) приказов по личному составу;
д) решений коллегии фирмы;
е) актов ревизий финансово-хозяйственной деятельности и тому подобное.
Автоматизированная регистрация документов осуществляется централизованно в местах, оборудованных средствами вычислительной техники.
Запись осуществляется с РКК, составленной на базе обязательных реквизитов регистрации, обеспечивающие совместимость программных и технических средств, либо путем прямого ввода с документа реквизитов регистрации.
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а при наличии компьютерной сети - центральный банк регистрационных данных.
Автоматизированные банки данных обеспечивают работников аппарата управления информацией о всех и место их нахождения с помощью ввода информации на дисплей и изготовление машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна следовать совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Поиск необходимой информации, как правило, осуществляется централизованно на автоматизированных местах регистрации и обработки информации. Пользователь должен иметь возможность в любой момент получить информацию обо всех или несколько реквизитов регистрации и нахождения документа.
Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной системе создается единый справочный центр работы с документами. Децентрализованная предусматривает регистрацию в местах создания или исполнения документов. С учетом особенностей предприятия может применяться и смешанная система, когда все часть документов регистрируется централизованно - в структурных подразделениях.
На небольших коммерческих предприятиях чаще всего практикуется централизованная система регистрации. Однако она всегда должна быть одноактной. Документ не может регистрироваться повторно в процессе его обращения внутри предприятия.
Документы при регистрации делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
♦ документы с грифом "КТ" ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна").
Направления и преимущества предварительного рассмотрения документов приведены на рис. 8.6, 8.7.
Блок-схема работы с входящими документами представлена на рис. 8.8. Порядковый регистрационный номер документа присваивается начиная с № 1 с 1 января каждого года по 31 декабря. Перечень документов, которые не регистрируются делопроизводственной службой, приведены в табл. 8.2.
Ориентировочный перечень документов, не подлежащих регистрации делопроизводственной службы
Письма, поступившие в копии к сведению.
Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
Сообщение о заседании, совещания, собрания и повестку дня.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Учебные планы, программы. Копии.
Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций.
Сведения и информация, присланные к сведению.
Прейскуранты цен. Копии.
Нормы расхода материалов.
Поздравительные письма и объявления.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Научные отчеты по темам.
Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
Формы статистической отчетности.
Примечание. Документы, перечисленные в п 4, 6, 11, 12, 13, 14, подлежат специальному учету в соответствующих службах (отделе кадров, бухгалтерии, библиотеке, отделе научно-технической информации).