6 главных правил заполнения платежной ведомости на выдачу заработной платы

Выдача заработной платы трудоустроенным работникам – одна из главных обязанностей для руководителей. Эта процедура всегда сопровождается оформлением документов, заполненных по всем правилам.

Что это за документ?

Платёжная ведомость – деловая бумага, где указывается сумма зарплаты, полученная сотрудником на руки.

За составление бумаги отвечает бухгалтерия на предприятии. Документ оформляется только в одном экземпляре. Бухгалтер сам выбирает, какую именно форму использовать для заполнения. Вариантов существует несколько:

• Т-51. Относится к группе расчётных ведомостей.
• Т-49 – из расчётно-платёжных разновидностей.
• Основная – Т-53.

Что лучше открыть ИП или ООО? Подробная информация и рекомендации по ссылке.

По данной ведомости, выплата зарплаты может быть произведена всего за несколько дней. РКО предполагает передачу денег только в день выплаты.

Кто должен ставить подпись?

Ведомость надо заверить у директора предприятия перед тем, как кассиры приступают к выдаче сумм. Только после подписи сотрудники отдела бухгалтерии приступают к своей непосредственной работе.

Главный бухгалтер согласовывает документы после того, как деньги выданы на руки сотрудникам.

Он же ставит свою подпись на документе, если недочёты отсутствуют.

Регистрация товарного знака обязательна при выводе своей продукции на рынок. Как зарегистрировать товарный знак читайте в этой публикации.

Допускается составление документа как вручную, так и в электронной форме. Главное требование – наличие всех необходимых элементов. В частности, важно присутствие таких реквизитов:

• Подпись бухгалтера, составившего ведомость. И кассира, который выдаёт денежные средства на основании документа.
• Главные бухгалтера и руководители ставят свои подписи для утверждения данного документа.
• Общая сумма.
• Период, за который выдают заработную плату.
• Регистрационный номер документа с датой его заполнения.
• ФИО индивидуального предпринимателя, либо наименование организации.

В большинстве случаев, для ведомостей используют утверждённые формы бланков. Обычно на них уже в самом начале присутствует информация по номеру документа.

Минимальное количество листов в платёжной ведомости – два.

Первый – титульный. В нём располагаются практически все реквизиты, обозначенные ранее. Второй лист содержит информацию о самой выплате денежной суммы. Эта часть оформляется обычно в виде таблиц. При необходимости, к ведомости разрешается добавить любое количество страниц с таким оформлением.

Скачать бесплатно бланк платежной ведомости формы Т-51 можно здесь.

• Общая сумма к выплате.
• Должность сотрудника, ответственного за заполнение.
• Табельный номер с фамилией и инициалами.

Отдельное место предусмотрено для подписи сотрудника. Отметка о депонировании ставится в том случае, если заработная плата была не получена в надлежащей сумме.

Составление документа: основные случаи

Заработная плата выдаётся по кассовому ордеру, либо по ведомости, в зависимости от общего количества сотрудников, которым она предназначена.

• Ведомость составляется, при наличии более трёх сотрудников.
• Кассовый ордер нужен, если на предприятии всего трудится два-три человека.

Кассовые ордера необходимы для того, чтобы предприятию легче было снимать деньги с банковского счёта.

Главное требование – указание целей снятия денег. Соответствующая цель прописывается в кассовом ордере при выплате сотрудникам аванса.

На платёжных ведомостях сотрудники должны поставить подпись, подтверждающую, что деньги получены. Но иногда кассовые ордера составляют всего лишь для одного человека. Например, когда он выполнял разовую или дополнительную работу.

Что лучше открывать ООО или ИП? Плюсы и минусы, а также нюансы регистрации в данной публикации.

О хранении и учете платежного документа

Максимальный срок хранения платёжных ведомостей в бухгалтерии – 5 лет. Но документы могут оставлять и на 75 лет, если проверки не проводятся, и на предприятии отсутствует другой учёт денежных средств для сотрудников.

Ведомость оплаты труда помогает грамотно провести учёт заработной платы.

Для этого используют форму №B-8. В данной форме отражаются начисления заработной платы для сотрудников. Не важно, работают они по контракту, или состоят в штате.

В форме №B8 указывают:

• Информацию по любым выплатам, предусмотренным ТК РФ.
• Доплаты.
• Надбавки.
• Удержания.
• Премии.

Руководитель предприятия вместе с главным бухгалтером считаются лицами, отвечающими за начисления по заработной плате, указание правильных данных об удержании.

Кассир предприятия отвечает за такие операции, как:

• Хранение денежных средств.
• Их выдача.
• Учёт.
• Приём.

Обязанности кассира возлагаются на бухгалтера, если организация небольшая, а в её штате состоит всего несколько человек. Они могут перейти и к заместителю, если сам сотрудник временно отсутствует.

У предприятия нет права на задержку оклада своим работникам. За это закон предусматривает уголовную, административную и материальную ответственность.

О ведомости и выплате зарплаты

Касса или кабинет бухгалтера – единственные места, подходящие для выплаты зарплаты сотрудникам. Работник сам пересчитывает все денежные средства в присутствии специалиста.

Группы в социальных сетях могут приносить деньги. Правила создания группы Вконтакте и рекомендации по ведению есть в этой статье.

За внесение информации по сотрудникам в эти ведомости отвечает бухгалтер предприятия. Он опирается на информацию из табелей по рабочему времени, приказа о назначении на работу.

Дополнительной основой становится и трудовой договор.

Начинается всё с титульных листов.

• Название предприятия в полном, либо сокращённом виде расписывается в первой графе на титульном листе. Структурные подразделения тоже надо перечислить. Или ставить прочерки при их отсутствии.
• Далее идут строки с номерным обозначением ведомости по порядку, кодом организации, временем заполнения.

После этого переходят к табличной форме.

• Вначале ставят порядковые номера.
• Далее идёт информация с инициалами работников. Нужны номера табелей, сведения с занимаемыми должностями.
• Указывается, какое время фактически отработана к моменту, когда заполняется ведомость.
• Описывается, сколько денег следует отдать тому или иному сотруднику. И пишется о средствах, которые были удержаны. Пишется всё прописью.

Так заполняют обе ведомости, они почти идентичны друг другу. Единственная разница – в форме Т-51 нет граф, в которых ставят подписи сотрудников. А форма Т-53 в этом плане считается более полной.

О том, как составлять отчётность в 1С “Предприятие” смотрите в данном видео: