Определение результатов инвентаризации и их оформление

В результате инвентаризации может быть выявлено:

• 1) равенство фактического и книжного остатков (положительный результат);
• 2) превышение фактических остатков над книжными (излишки);
• 3) превышение книжного остатка над фактическим (недостача).

Выявленные при инвентаризации излишки приходуются и относятся на финансовый результат организаций или на увеличение финансирования (фонды) с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами в государственных организациях, в трехдневный срок вносятся в бюджет.

По всем недостачам и излишкам инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения от соответствующих работников.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).

По результатам недостачи, связанной с пропажей имущества, администрация организации обращается в органы внутренних дел (полицию) по факту хищения. Если обращения не последовало, имущество нельзя считать похищенным, оно должно учитываться как недостача.

После получения заявления о факте хищения следственные органы должны провести расследование, результат которого может быть разным:

• – виновное лицо установлено, дело передано в суд, и судебные органы взыскивают с виновного сумму причиненного ущерба;
• – следственные органы не установили виновное лицо.

При установлении виновного лица с него взыскивается сумма причиненного организации ущерба. Причем стоимость похищенного имущества оценивается по рыночной цене.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и порчи списываются на финансовые результаты организации. Встречаются случаи, когда виновные в недостаче товарно-материальных ценностей не установлены, но судебно-следственными органами это не подтверждено.

Недостатки и излишки могут быть в равной степени следствием как злоупотребления материально ответственных лиц (обман потребителей, завоз неучтенного товара, присвоение), так и ошибок в бухгалтерском учете либо при проведении инвентаризации, а также в результате пересортицы.

Пересортицей называется ситуация, когда какие-либо однородные товарно-материальные ценности одновременно находятся в излишке и в недостаче (одноименный товар первого и второго сорта). Пересортица может быть выявлена только в условиях количественно-сортового учета. О допущенной пересортице материально ответственные лица дают письменные объяснения.

Причины образования пересортицы могут быть следующими.

• 1. Ошибки материально ответственных лиц при приемке или отпуске товарно-материальных ценностей (например, вместо масла первого сорта отпущено масло второго сорта). Данная причина образования пересортицы возникает обычно в случаях, когда товары разных сортов, оказавшиеся в излишках и в недостачах, мало отличаются по внешнему виду.
• 2. Злоупотребления материально ответственных лиц, т.е. искусственное создание пересортицы за счет обмана потребителей или при отпуске товара получателям. Так, отпуская тот или иной товар худшего качества, чем указано в накладных, подозреваемые лица путем создания искусственной пересортицы реализуют затем товары лучшего качества через розничную торговую сеть.
• 3. Ошибки в учетных записях, допускаемые бухгалтерскими работниками.
• 4. Умышленное внесение неверных записей в первичные документы и бухгалтерский учет с целью запутать сортовой (количественный) учет товаров.

Пересортица может быть создана за один рабочий прием, тогда ее создание и реализация совпадают по времени. Вместе с гем встречаются сложные пересортицы, которые создаются в несколько рабочих приемов, накапливаются и в конце определенного периода реализуются.

Возникшие в результате пересортицы несоответствия можно регулировать путем взаимного зачета излишек и недостач. Зачет пересортицы допускается в виде исключения и только при соблюдении следующих условий: 1) за один и тот же проверяемый период; 2) у одного и того же проверяемого лица; 3) в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования; 4) в одинаковых количествах.

Решение о применении правил зачета пересортицы принимает руководитель организации.

Следует учитывать, что при хранении, транспортировке и реализации пищевых продуктов возникают количественные потери товаров, которые подразделяются на нормируемые и актируемые.

К нормируемым потерям относят естественную убыль и отходы, образующиеся при подготовке товаров к продаже, например при зачистке сливочного масла, колбасы, рыбы или образование крошки при продаже сахара-рафинада. К нормируемым потерям относятся также потери, образующиеся сверх норм естественной убыли в магазинах самообслуживания.

Под естественной убылью понимается уменьшение массы товаров вследствие естественных причин в процессе их транспортировки, хранения и реализации. К причинам возникновения естественной убыли относятся: усушка (испарение влаги у зерна, овощей, плодов и др.), распыл (потери сыпучих продуктов – муки, крупы, сахара), утечка (потери жидких продуктов через картонную тару, таяние), раскрошка (потери при рубке мяса, нарезке хлеба); розлив – потери жидких продуктов при переливании из одной тары в другую.

Отметим, что естественная убыль не может быть начислена практически по всем промышленным изделиям (различные детали, одежда, обувь и т.д.) и по некоторым, прежде всего штучным, продовольственным товарам (например, консервы).

От естественной убыли необходимо отличать бой, лом и порчу товарно-материальных ценностей, на которые членами комиссии с участием материально ответственного лица составляется специальный акт, в котором указывается наименование товара, сорт, артикул, цена, количество, причина списания и виновное лицо (в случае его установления). После подписания акта данные товары могут быть реализованы по сниженным ценам либо уничтожены, что также оформляется соответствующими документами.

После зачета пересортицы, выявления суммовых разниц и начисления естественной убыли определяют окончательные суммы недостач и излишков.

Оформление результатов инвентаризации осуществляется комиссией при участии материально ответственных лиц. При этом могут составляться сличительные ведомости или акты результатов инвентаризации.

В сличительных ведомостях отражается разница в показателях по данным инвентаризационных описей (фактические остатки) и по данным бухгалтерского учета. Сличительная ведомость может быть отдельным документом либо совмещена с инвентаризационной описью как единый бланк.

В ведомости в обязательном порядке отражаются сведения о наименовании ценностей, по которым производится сличение (единица измерения, сорт, цена). Затем следуют учетные (книжные) остатки в натуральном и денежном выражении. Далее указывают фактические остатки (по инвентаризационной описи), данные о пересортице, естественной убыли и результатах инвентаризации.

Сличительные ведомости составляются только при ведении количественно-сортового учета (оптовые базы, склады и т.д.).

Акт по результатам инвентаризации составляется в условиях количественного учета (организации розничной торговли) по итогам инвентаризации, информация о выявленных фактах излишков или недостач отражается в нем в обезличенном суммовом выражении.

Материалы, составленные по результатам инвентаризации, рассматриваются на заседании постоянно действующей инвентаризационной комиссии, которая выявляет причины, а также виновников недостач и излишков, вносит предложения по улучшению учета, условий хранения ценностей и т.д. Предложения инвентаризационной комиссии обобщаются в унифицированной форме первичной учетной документации, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26 (форма ИНВ-26).

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их необходимо осуществлять с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, обязательно до открытия склада, магазина и т.п., в котором проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в Журнале учета проверок правильности проведения инвентаризаций.

Все материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерскую службу, где хранятся не менее пяти лет.