Функции, виды и методы контроля при выполнении решений

Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах: как деятельность аппарата управления, и одна из его общих функций; как принцип управления; как завершающий процесс процедуры принятия управленческих решений.

Необходимость контроля за реализацией принятых решений достаточно очевидна. Управленческая практика свидетельствует, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия хорошо отлаженной системы контроля. Руководитель вынужден реагировать на ситуацию после получения тревожного сигнала, когда судьба решение уже находится в критической точке. Проблема может оцениваться по критериям, не отражают истинное положение дел. (Например, в строительстве в качестве критерия используется показатель - освоение средств, вместо количества и качества выполненной работы). Причинами отклонений в реализации решений могут быть безответственное отношение исполнителей, появление новых обстоятельств, которые невозможно было учесть на стадии разработки решения и тому подобное.

Правильно организованный контроль ориентирует коллектив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.

Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применение технических средств и технологии контроля.

Процесс контроля характеризуют три составляющие: содержательная (что выполняется в процессе контроля), организационная (кем и в какой последовательности осуществляется) и технологическая (как производится).

Цель контроля заключается в обеспечении единства решения и исполнения, предупреждении возможных ошибок и недоработок, своевременном выявлении отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностике состояния дел, ориентировании, стимулировании, корректировке действий, распространении передового опыта, осуществлении авторского надзора, а также педагогической и правоохранительной.

Диагностическая функция контроля заключается в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения.

Ориентирующая направлена на определение ориентиров, то есть тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания.

Стимулирующая функция контроля реализуется в выявлении и привлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора.

На практике грубой ошибкой некоторых руководителей является то, что они считают - чем ощутимые санкции за упущения в работе, тем подчиненные будут лучше работать. Часто это побуждает к более утонченных форм сокрытия недостатков. Контроль важно нацеливать не только на выявление недостатков, но обязательно и резервов, по убеждению работников в недооценке и игнорировании реализации потенциальных возможностей.

Корректирующее функция контроля заключается в уточнении самого решения в случаях, когда ситуация изменилась. Сделать это следует сразу. Руководитель должен понимать, что фактическое положение является результатом проверки качества принимаемых им решений. Появляется парадоксальная ситуация, когда руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя. Тактика руководителя в данной ситуации заключается в том, чтобы спокойно и взвешенно проверить практикой результаты контроля, сопоставить их с первоначальным решением, внести коррективы, помочь подчиненным перестроить работу.

Такой подход, возможно, ущемляет самолюбие руководителя, однако полезен для решения проблемы.

В ходе проверки следует внимательно отнестись к выявлению передового опыта. Передовой опыт изучается по ряду критериев:

1) повторяемость успехов в работе, их устойчивость;

2) законность методов достижения лучших результатов;

3) конкретность условий, при которых методы работы достигают цели и противопоказания, они неприемлемы.

Таким образом, в ходе контроля можно не только проверять, но и рекомендовать более рациональные методы выполнения работы, то есть распространять положительный опыт.

Авторский надзор - одна из функций контроля, в ходе которого автор не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этом случае и педагогическую функцию.

Контроля присуща и правоохранительная функция, поскольку руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существующих норм права.

В менеджменте последние годы авторы чаще используют три вида контроля: предварительный, текущий и итоговый. В зависимости от субъекта различают государственный, ведомственный, общественный виды контроля, которые, в свою очередь, могут иметь подвиды. их относят к общим, поскольку эти виды используются во всех сферах общественной и государственной жизни.

При организации контроля необходимо учитывать, что выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю. Чтобы качественно оценить причины и последствия возможных отклонений, предложения по устранению, работники, осуществляющие контроль, не должны быть связаны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.

В общем контроль должен быть систематическим, массовым, гласным, включать разнообразные формы и способы самоконтроля.

В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения выделяют контроль предварительный, направляющий, фильтрующий и далее. Методы предварительного контроля используются до начала выполнения решение, позволяющее определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля - установить, верно сформулирована цель, определены предпосылки и стратегия.

Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего его этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработки и выполнения корректирующей действия, направленного на достижение конечных результатов.

Метод фильтрующего контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит пресечение исполнение решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных.

Последующий контроль применяется по выполнению решения и полезен для учета особенностей работы, ее результатов на будущее. Материалы последующего контроля должны рассматриваться на совещаниях (собраниях) независимо от степени достижения цели решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и исполнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполнителей, на основе обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.

На предприятиях может также осуществляться непрерывный контроль за реализацией принятых решений. Часто это осуществляется в автоматическом режиме с применением компьютерной техники и соответствующего программного обеспечения. Информационное обеспечение такой системы содержит в банке данных сведения о состоянии деятельности объекта, принимаемые руководством, результаты их выполнения. Сравнение могут проводиться за значительные отрезки времени и способствовать повышению объективности контроля. Кроме этого автоматизированная система контроля может обеспечивать его внезапность, комплексность, оперативность выявления отклонений и внесения коррекции, не нарушая ритма работы предприятия и отдельных подразделений.

Процесс контроля включает следующие стадии:

установление норм деятельности (функционирования);

- Сбор данных о фактических результатах;

- Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов; - Разработка и реализация корректирующих действий.

Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования. Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, должен быть ориентирован на перспективу, иначе он может стать формальным и даже бесполезным.

Сбор данных о фактическом выполнении решений - выступает обеспечивающим этапом контроля. Лучшая его форма - использование современных технических средств. Органами управления устанавливаются ключевые точки, сбор информации от которых позволяет принимать упреждающие решения, до наступления нежелательных событий.

Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должно осуществляться на основе качественной информации (точной и достоверной). Материалы анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролировалась.

Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной (индикаторной) информации. При этом раскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления. Причинами корректировок могут быть:

- Ошибки, допущенные при разработке решений;

- Изменения, произошедшие под влиянием внешних и внутренних факторов;

- Недостатки в организации выполнения решений;

- Появление дополнительных возможностей для повышения эффективности решений.

Как правило, задача внесения корректив является безальтернативным, поскольку в условиях или обстоятельствах изменились, выполнение ранее принятого решения может быть неэффективным, или дезорганизующей

Для руководителей внесении изменений в реализацию решений нередко связано с психологическими трудностями. Однако это лучше, чем отказ от них, поскольку последствиями может быть ухудшение морально-психологического климата, создание видимости работы, нервозность в коллективе, халатность и бесконтрольность. Учитывая нежелательные последствия, руководитель должен предусматривать возможность внесения корректив в решение, особенно если они принимаются в условиях неполной информационной определенности.

Контроль занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том числе по силе своей социально-психологического воздействия. Психологию поведения необходимо учитывать как относительно проверяемого, так и исполнителей. В ходе проведения контроля нередко проявляются следующие проблемы:

- Сложность в выявлении истины, избежании предвзятости, субъективных толкований;

- Влияние таких обычных человеческих слабостей, как излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь обидеть очень глубоким изучением важной персоны, желание оправдать ожидания старшего начальника и тому подобное;

- Ограниченность времени для глубокого анализа;

- Отсутствие личного мужества сказать правду.

Отдав распоряжение о выполнении принятого решения, руководитель дальше ориентируется на обратную связь - информацию о ходе реализации решения. Но это не решает всех проблем.

Во-первых, потому что непосредственный участник событий оценивает их с элементами субъективизма. Как правило личностная оценка осуществляется не по результатам труда, а по объему усилий, которые были нужны для достижения результата. Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел.

Во-вторых, руководителя интересует не столько объективная информация отдельных участков, сколько сравнительные данные о степени выполнения его решений в различных коллективах или подразделениях.

В-третьих, исполнительная и контролируемая деятельности по своей цели, способах действий, мотивах, результатах и условиях принципиально отличаются и требуют различной профессиональной подготовки и опыта;

В-четвертых, руководителю в разное время требуется различная информация, для этого подчиненные должны обеспечить непрерывное представления различной информации, отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению решений.

В-пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живую связь с исполнителями, кроме формальной информации, какой бы объективной она не была [83].

Контроль для подчиненных призван информировать исполнителей о ходе работы, ее соответствие замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оценены по справедливости. Признание служит дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе, тем более для уважаемых людей, или признанных авторитетов. Сам факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышает престиж выполняемого исполнителем задачи, добавляет самоуважения, уверенности в своих действиях.

Соблюдение определенных условиях психологического характера повышает эффективность контроля. Осуществлять контроль следует в ситуации, когда работник сомневается, или когда уже выполнен определенный этап работы и он сам готов поделиться результатами.