Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Gmail изначально отличалась несколько своеобразным интерфейсом, что положительно выделяло ее среди «коллег по цеху».

Например, идеологию формировать цепочки писем на основе темы, в которую я буквально влюбился практически сразу, со временем скопировали очень многие почтовые системы — начиная от Яндекса, заканчивая Mozilla Thunderbird и Lotus Notes.

Но, как известно, пользователи довольно тяжело воспринимают разного рода нововведения и со временем, Google пошел на встречу тому, думаю, не самому большому проценту пользователей, и добавил в настройки возможность выключить цепочки в Gmail.

Однако, не смотря на инновационность подхода ко многим задачам, периодически в Gmail обнаруживается видимое отсутствие определенного функционала, который де-факто давно уже считается стандартом для электронной почты. Насколько я могу судить, именно для исправления этой ситуации, Google и добавил к Gmail поддержку Google Labs — т.н. «лаборатории Google», в которой тестируются и обкатываются те функциональные решения, которые по некоторым причинам не были добавлены в public, но доступны пользователям по отдельному запросу.

Сегодняшняя статья является небольшим лайфхаком по использованию Google Labs в Gmail, который позволит вам ускорить работу с электронной почтой и минимизировать временные затраты на рутинные операции.

Как включить поддержку Google Labs для Gmail

Для этого нужно в правом верхнем углу нажать на иконку колбы, или нажать «Настройки» и выбрать в верхнем меню пункт «Экспериментальные функции».

Как настроить шаблоны писем в Gmail

К одной из не-public-функций относится и система построения шаблонов писем для Gmail. Некоторое время назад я столкнулся с необходимостью отправлять несколько писем практически одинакового содержания (исключая пару строк) — разным получателям. Изначально понятно, что каждый раз открывать письмо из отправленных, копировать весь текст, сохраняя форматирование — это не выход.

Соответственно, я начал искать стандартную функцию для любого почтового клиента, а именно — шаблоны писем. Как выяснилось, в public такая функция действительно отсутствовала, но зато была в наличии в Google Labs для Gmail. Называется она «Шаблоны ответов».

Итак, для включения «Шаблоны ответов» в Gmail, мы идем в Google Labs и активируем соответствующую опцию, выбрав «Включить» и после этого сохраняем изменения с помощью кнопки в нижней части страницы.

Теперь, когда мы включили функцию, нужно разобраться с тем — как создать шаблон письма в Gmail. Делается это следующим образом:

1. Пишем новое письмо.
2. Выбираем пункт «Готовые ответы».
3. Выбираем пункт «Создать готовый ответ…»

1. Создаем новое письмо в Gmail.
2. Выбираем «Вставить» и название шаблона (на предыдущем шаге я назвал его «Шаблон готового письма»).
3. Наслаждаемся полученным результатом.

Таким образом, воспользовавшись функциями Google Labs, мы получили в Gmail полноценную систему шаблонов писем, управляемых непосредственно из окна создания и редактирования письма. Обратите внимание, что по нажатию на «Готовые ответы», вы можете не только создавать и вставлять шаблоны, но также и удалять их случае необходимости.

Как создать расширенный автоответчик в Gmail

Я уверен, что Google бы никогда не стал многомиллиардной корпорацией, если бы не предусматривал использование некоторых функций в общей связке — причем зачастую очень нестандартной.

Обычный автоответчик в любой почтовой программе предусматривает абсолютно одинаковый ответ всем пользователям. В принципе, это не так уж и удивительно — чаще всего, автоответчик используют для информирования получателей о том, что у владельца ящика нет полноценного доступа к почте, об отпуске и подобных довольно обыденных вещах. Одна причина — одинаковое письмо.

Но что делать, если нужно автоматически отправлять разные письма — разным получателям? Или отправлять автоматические письма только определенным получателям? В качестве примера, могу привести довольно обычную просьбу от многих отправителей: «пожалуйста, подтвердите получение письма».

Согласитесь, безумно неудобно каждый раз создавать ответ на письмо, добавлять текст типа «Спасибо, все получил» и отправлять его. Да, рассмотренная выше функция «Шаблоны ответов» может упростить задачу вдвое, но почему бы не автоматизировать эту схему на все 100%?

Однако, как вы уже поняли, обойтись стандартным автоответчиком мы не можем — ведь не все отправители настаивают на подтверждении о получении и засорять чужой почтовый ящик своими бессмысленными письмами — это моветон.

Для того, чтобы не портить себе карму, но и избавить себя от ненужной работы, мы воспользуемся связкой двух функций Gmail — «Шаблоны ответов» и «Фильтры».

1. Добавляем адрес того отправителя, которому должны доставляться наши ответы.
2. Нажимаем кнопку «Пробный поиск» для проверки.

1. Отмечаем пункт «Отправить готовый ответ».
2. Выбираем нужный шаблон ответа.
3. Сохраняем фильтр.

Теперь, на все письма, которые будут приходить по указанному в настройке адресу, будет отправляться ответное письмо с тем текстом, который вы укажете. Например, приветствие, текст «Спасибо, письмо получено» и подпись.

Обратите внимание, в поле «От кого» можно вписывать не только конкретный адрес получателя, но и только доменное имя.

Например, вместо «user@your-company-name.com«, можно ввести только «@your-company-name.com» и тогда на все письма от пользователей этого почтового домена, будет отправляться сообщение автоответчика.

А каким образом использовали бы эти возможности вы?

Ищете где купить HTC Desire HD в Киеве? Сервис Мабила.Маркет позволит подобрать наилучшее ценовое предложение на флагманский смартфон!